Cách Trình Bày Văn Bản Hành Chính Đúng Chuẩn Việt Nam Trên Word 2025

Giới thiệu

Trong công việc văn phòng, học tập hay các hoạt động hành chính, văn bản hành chính đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trình bày văn bản hành chính theo quy định. Việc soạn thảo đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tính chuyên nghiệp mà còn giúp tài liệu dễ dàng được chấp nhận trong các cơ quan, tổ chức.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách soạn thảo, trình bày văn bản hành chính chuẩn Việt Nam trên Word kèm theo những thủ thuật Word giúp soạn thảo nhanh để tiết kiệm thời gian.

Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam

1: Quốc hiệu

2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3: Số, ký hiệu của văn bản

4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b: Trích yếu nội dung công văn

6: Nội dung văn bản

7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8: Dấu của cơ quan, tổ chức

9a,9b: Nơi nhận

10a: Dấu chỉ mức độ mật

10b: Dấu chỉ mức độ khẩn

11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Các quy định cần biết khi thực hiện soạn thảo văn bản theo Quy chuẩn Việt Nam hiện nay

Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

Hiện nay quy định cụ thể của phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman với bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm)

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Size > Chọn khổ giấy A4

Lưu ý:

Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

Thay đổi cách đánh số trang văn bản

Số trang văn bản phải được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

Vào tab Insert > chọn Page Number > chọn vị trí (trên đầu, dưới chân, sát lề)

Trong đó:

– Top of Page: Đánh số trên đầu của trang.

– Bottom of Page: Đánh số dưới cùng của trang.

– Page Margin: Đánh số sát lề của trang.

– Current Position: Đánh số tại vị trí đang đặt trỏ chuột.

Căn lề cho văn bản theo đúng chuẩn Việt Nam.

Vào thẻ Layout > Mục Page Setup > Chọn Margins > Chọn Custom Margins..

Hộp thoại Margins hiện lên chúng ta căn lề theo “Tiêu chuẩn vàng” là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Top (trên) > Bottom (dưới) > Left (trái) > Right (phải).

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình theo Chiều dọc (Portrait) hoặc Chiều ngang (Landscape).

Giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Nhấn Ctrl +A để quét toàn bộ văn bản > Nhấn vào ô Line and Paragraph Spacing

Ở ô Line Spacing chọn 1,5 inches.

Căn đều 2 bên của văn bản

Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

Những cụm từ được viết tắt: Hướng dẫn cách viết tắt tên văn bản hành chính chuẩn nhất theo Nghị định 30

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản.

Lưu ý:

Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.

Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

 Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản

Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản

Lưu ý:

Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành.

Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14 trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

Chữ ký của người có thẩm quyền

Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

Phần này là phần mới được thêm vào nên bạn hãy lưu ý đừng bỏ sót phần này nhé

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:

– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;

– Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Lưu ý:

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Bổ sung quy định về Phụ lục

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó.

• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
• Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
• Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
• Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
• Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản

Lưu ý:

Không thực hiện chữ ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

Cách soạn thảo văn bản hành chính “đúng chuẩn” pháp luật

Bạn đã biết cách để soạn thảo văn bản theo “đúng chuẩn” văn bản hành chính chưa? Trong bài viết này,chúng tôi  sẽ giúp bạn tổng hợp lại một số quy định nhé:

–  Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản:

– Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản:

– Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao:

– Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao:

– Các trường hợp bắt buộc phải viết hoa: Xem chi tiết ở đây

Những nội dung nêu trên được quy định tại  Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011, áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.

Nguồn tham khảo: Cách soạn thảo văn bản hành chính “đúng chuẩn” pháp luật

Một số thủ thuật Word giúp soạn thảo nhanh

Ngoài việc tuân thủ quy định, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:

Dùng phím tắt

• Ctrl + C / Ctrl + V: Copy – Paste.

• Ctrl + Z / Ctrl + Y: Hoàn tác – Làm lại.

• Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.

• Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế.

Sử dụng Styles để đồng bộ định dạng

• Dùng Heading 1, Heading 2 để tạo cấu trúc rõ ràng.

• Giúp dễ dàng xuất mục lục tự động.

Căn chỉnh nhanh bằng ruler

• Dùng thanh Ruler để căn lề và thụt đầu dòng chính xác.

Lưu mẫu văn bản chuẩn (Template)

• Tạo sẵn file mẫu theo đúng chuẩn để dùng nhiều lần.

• Vào File > Save As > Word Template (.dotx).

Những lỗi thường gặp khi soạn thảo văn bản

• Sai lề, sai cỡ chữ.

• Sử dụng font không đúng Unicode gây lỗi hiển thị.

• Không căn đều 2 bên, làm văn bản thiếu chuyên nghiệp.

• Định dạng thủ công quá nhiều, khó chỉnh sửa.

Kết luận

Việc nắm rõ cách trình bày văn bản hành chính không chỉ giúp bạn tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Kết hợp với các thủ thuật Word giúp soạn thảo nhanh, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Hy vọng bài viết này sẽ trở thành một tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên, nhân viên văn phòng, cũng như bất kỳ ai thường xuyên phải làm việc với văn bản hành chính.